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Sem tempo para nada? É tempo de gerir o teu tempo

Antes de começar é importante esclarecer dois conceitos que vão ser mencionados várias vezes. Eficácia está relacionada com a qualidade do resultado. Eficiência está relacionada com o gasto necessário para produzir um qualquer resultado.

Se alguém gastou, por exemplo, muito tempo a fazer algo mas quando acabou o resultado estava bom, diz-se que foi eficaz mas pouco eficiente. A gestão do tempo é crítica e precisa ser desenvolvida o mais depressa possível. Não é como no ensino secundário em que tinhas muito tempo para poucos trabalhos.

Lição: O problema não é a quantidade de horas, mas sim o que se faz com elas.

A maioria dos estudantes limita-se a “pseudo-trabalhar”. São estudantes que aparentemente trabalham muito, porque dedicam muitas horas aos estudos, fazem noitadas e não têm tempo para nada além dos estudos. No entanto, devido à sua falta de concentração, não produzem resultados. Já para não falar no tempo gasto em procrastinação. Além de desperdiçarem tempo precioso, este método é mentalmente esgotante e frustrante. Isto porque muitas vezes os seus resultados (eficácia) são iguais ou piores que os de outros estudantes que gastaram apenas metade do tempo.

Dica: O cérebro gosta de tarefas curtas. Estabelecer objetivos vagos e abrangentes desmotivam qualquer um e torna a concentração muito mais difícil.

O trabalho que conseguimos realizar depende do tempo que gastamos e da concentração durante esse tempo. É fácil chegar a esta simples fórmula:

Trabalho completo = tempo gasto x intensidade da concentração

O que esta fórmula nos diz é que se estivermos concentrados enquanto trabalhamos vamos precisar de menos tempo para acabar o trabalho. Quando colocamos a fórmula à prova, apercebemo-nos disso.

Digamos que queremos realizar um trabalho de “custo” 30. Um estudante “pseudo-trabalhador” tem dificuldade em concentrar-se e por isso só consegue trabalhar com uma concentração de grau 3. Assim sendo vai precisar de umas longas 10 horas para terminar o trabalho. Outro estudante, mais eficiente, consegue concentrar-se a fundo com uma intensidade de grau 10. Neste caso, vai precisar de apenas 3 horas. Este exemplo é bom para perceber as diferenças abismais entre os dois métodos de trabalho.

O primeiro estudante vai precisar de vários dias para terminar o trabalho, atrasando outras tarefas e complicando o seu futuro a curto-prazo; enquanto o segundo estudante, consegue terminar o mesmo trabalho com, por exemplo, uma simples hora de trabalho a seguir a cada refeição, ficando com o resto do dia livre.

Dica: Substituir longos e desconcentrados períodos de trabalho por blocos de tempo pequenos e focados. Maximizando a concentração consegue-se minimizar o tempo gasto

O poder de um papel, um lápis e cinco minutos

Para uma gestão de tempo eficaz não é preciso nada mais do que um calendário, uma lista e alguns minutos todos os dias.

  • Calendário: Não precisa estar sempre connosco. Deve ser fácil de consultar todos os dias. Cada dia deve ter espaço suficiente para anotar cerca de 12 tarefas.
  • Lista: Precisa estar connosco ao longo do dia. Pode ser um pedaço de papel dobrado ou uma folha de um bloco de notas. Deve ser simples e rápido de aceder e escrever.

Como funciona

Todos os afazeres e prazos são escritos no calendário. Uma vez por dia, durante cinco minutos olha-se para ele e faz-se um plano do que se vai fazer ao longo do dia. Com o decorrer do dia apontam-se os novos afazeres e prazos que surgirem na lista que trazemos sempre connosco. A lista tem uma coluna “plano para hoje” e “coisas para lembrar”. No dia seguinte, olha-se para a lista e copiam-se os novas tarefas/prazos para o calendário e também as tarefas que estavam previstas ser acabadas no dia anterior e não foram.

O método resume-se a um ciclo: (1) Ao longo do dia, apontar tarefas e prazos na lista; (2) Na manhã seguinte, transferir esse novos dados para o calendário; (3) Tirar uns minutos para planear o dia.

Passo 1 – Usar a lista como memória auxiliar

Sempre que surgir uma coisa que vais precisar de te lembrar mais tarde (e.g prazo, tarefa, compromisso, ideia), aponta-a na lista na coluna “coisas para lembrar”. Ao fazê-lo estás a assegurar de que não te esqueces dela e ao mesmo tempo libertas a tua mente dessa preocupação.

Passo 2 – Atualizar o calendário

Logo pela manhã, transfere novos itens (coisas a lembrar) para o calendário. Estes devem ser escritos nos dias em que se prevê que possam ser terminados ou continuados. Não te preocupes muito com a data que escolhes inicialmente porque estes itens podem ser movidos mais tarde. Limita-te a usar o bom senso (e.g. se há um teste num dia não é bom meteres tarefas na véspera, para poderes concentrar-te no estudo. Se algo não for urgente ou não tiver uma data específica para conclusão podes agendá-la para um dia mais distante em que possas estar mais desocupado. Move as tarefas planeadas que não foram terminadas no dia anterior para novos dias do calendário.

Passo 3 – Planear o dia

  • Cria uma nova lista em branco com as duas colunas já mencionadas anteriormente.
  • Olha para o dia presente no calendário. O objetivo é determinar, de forma realista, que tarefas marcadas para esse dia podem ser terminadas ou continuadas.
  • Atribui um tempo ou horário para cada tarefa. Sê honesto. Deixa bastante tempo para pausas e refeições. Termina o dia a horas decentes para teres tempo para recuperar energias.
  • Passa para a lista todas as tarefas que se prevê ter tempo suficiente para as fazer. Estas tarefas devem ser escritas na coluna “plano para hoje”. A ordem e duração de cada uma devem ser apenas sugestões. Estas podem (e devem) ser movidos ao longo do dia conforme a tua energia e o surgimento de imprevistos.

Dica: Sê pessimista a atribuir tempos: regra geral, as coisas demoram sempre mais tempo do que parecem. Não assumas que cada hora que parece livre no horário vai continuar a estar livre com o decorrer do dia.

Dica: Agrupar pequenas tarefas num só bloco (i.e. responder mails, ir à papelaria, consultar manchetes).

Conclusão

O objetivo da gestão do tempo não é apertar tudo num só dia, mas sim perceber o que pode ser feito com o tempo que se prevê ter livre. Se não chegar, não há problema, adia-se para os dias seguintes (mas não deixes que se torne um hábito).

Evita sobrestimar o teu tempo livre e desta forma evitas planos irrealistas. 24 horas parece muito tempo mas subtraindo o tempo para aulas, refeições, encontros, pausas, etc., o dia torna-se bem mais pequeno. Se sobrestimares o mais provável é seres obrigado a adiares tarefas constantemente até que se torna tarde demais. É importante desenvolver uma noção realista do tempo.

Diogo Nunes

Diogo Nunes é Mestre em Eng. Informática pelo IST. A sua visão é melhorar a vida das pessoas através da tecnologia. Além disso escreve para o blogue "The Geeky Gecko" e já conta com três livros publicados. A sua segunda paixão é a fotografia.